Quels documents le syndic doit-il fournir aux copropriétaires ?
En tant que copropriétaire à Bruxelles, vous avez un droit fondamental à la transparence dans la gestion de votre immeuble. C’est elle qui garantit une copropriété saine, évite les malentendus et permet à chacun de comprendre et de légitimer les décisions prises.
Cet article vous explique, sur base des obligations légales, quels sont les documents essentiels que le syndic doit mettre à votre disposition et comment les utiliser pour jouer pleinement votre rôle de copropriétaire informé et impliqué.
1. Les statuts de votre immeuble
Avant de se pencher sur la gestion quotidienne, il est essentiel de comprendre le socle sur lequel repose votre copropriété : les statuts et le règlement d’ordre intérieur. Ces documents, obligatoirement rédigés par un notaire (à l’exception du règlement d’ordre intérieur), constituent la base légale et structurelle de l'immeuble. Ils agissent comme une véritable "constitution", définissant les droits de propriété de chacun et les règles fondamentales qui régissent l'ensemble.
1.1 L’acte de base
L'acte de base est le document fondateur qui établit la division de l’immeuble. Sa fonction est de délimiter précisément la propriété de chacun. En cas de conflit sur l'usage d'une terrasse ou la nature d'un mur, c'est ce document qui fait foi. Il doit obligatoirement inclure trois composantes essentielles :
• La description de l'ensemble immobilier : une présentation complète du bâtiment et de ses terrains.
• La description précise des parties privatives et communes : il s'agit d'une segmentation nette qui distingue ce qui appartient exclusivement à un copropriétaire (son lot = parties privatives) de ce qui appartient à tous (halls, escaliers, toiture, etc.). En règle générale, une partie utilisée par plus d'un copropriétaire est considérée comme commune.
• La quote-part des parties communes attribuée à chaque lot : exprimée en quote-part, elle détermine le poids de votre voix lors des assemblées générales. Les quotes-parts sont fixées en fonction de trois critères, dont la superficie nette au sol de votre partie privative, la situation et l’affectation du lot. Cette quote-part est d'une importance capitale, car comme nous le verrons, elle sert de base au calcul de votre contribution financière aux charges communes.
1.2 Le règlement de copropriété
En complément de l'acte de base, le règlement de copropriété définit les règles juridiques et administratives de la vie en commun. Il précise les droits et obligations de chacun, au-delà de la simple définition des espaces. Ses contenus obligatoires sont les suivants :
La description des droits et obligations de chaque copropriétaire.
Les modalités de répartition des charges
Les modalités de recouvrement des charges
Ensemble, l'acte de base et le règlement de copropriété forment ce que la loi appelle les statuts de la copropriété. Mais si ces textes fixent le cadre général, des règles plus pratiques sont nécessaires pour organiser la vie de tous les jours.
2. Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)
Le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) est le document essentiel à l'harmonie et au bon fonctionnement quotidien de la résidence. Il traduit les grands principes des statuts en règles pratiques et concrètes, applicables à tous les occupants, qu'ils soient propriétaires ou locataires. Son but est de garantir la tranquillité, la propreté et la sûreté de l'immeuble.
Le règlement d’ordre intérieur regroupe trois catégories de règles :
les règles relatives au fonctionnement de la copropriété, telles que la période durant laquelle doit se tenir l’assemblée générale; ou le montant à partir duquel une mise en concurrence à travers l’établissement d’un cahier de charges est nécessaire.
la description des missions des organes de la copropriété, par exemple, les modalités précises sur les démarches à réaliser par le syndic , voir le conseil de Coproriété ou encore le commissaire aux comptes.
les règles encadrant la vie quotidienne au sein de l’immeuble (heure de fermeture des portes, modalités d’évacuation des immondices,…)
Une différence fondamentale distingue le ROI des statuts : il ne requiert pas l'intervention d'un notaire. Il est établi sous signature privé et c’est le syndic qui le met à jour sur base des décisions rendues par l’assemblée générale ou en fonction de dispositions qui seraient imposées par l’autorité publique.
3. Les documents financiers
Maintenant que nous avons vu comment la copropriété s’organise au quotidien, passons à un aspect tout aussi important : son financement. L’accès aux documents comptables est un droit fondamental pour tout copropriétaire.
Ces documents vous permettent de comprendre la santé financière de votre immeuble, d’analyser les postes de dépenses et d’évaluer la qualité de la gestion du syndic. Ces documents sont une véritable source d’informations pour suivre comment les dépenses sont prévues, réparties et contrôlées.
3.1 La vue d’ensemble des comptes
Le syndic doit tenir une comptabilité claire et la mettre à la disposition des copropriétaires. Les documents principaux incluent :
Le décompte individuel des charges : il présente en détail les frais annuels (ou trimestriel) de la copropriété (entretien, assurance, énergie, etc.) et la part que vous devez payer, calculée précisément selon la quote-part définie dans le règlement de Copropriété.
La liste des dépenses : ce document transparent répertorie toutes les dépenses effectuées au nom de la copropriété durant l'exercice.
L'inventaire (comprenant le bilan et le compte de résultat) : il s'agit d'un regroupement de documents financiers qui offrent une vue complète sur la situation patrimoniale de la copropriété.
Le détail d'autres comptes : cela peut inclure les comptes fournisseurs, le compte sinistre en cas d'incident, et surtout les mouvements du fonds de réserve.
3.2. Le bilan comptable
Parmi tous ces documents, le bilan comptable est l'outil le plus stratégique pour un copropriétaire. Il sert principalement à connaître l’état des créances (l'argent dû à la copropriété, par exemple par des copropriétaires en retard de paiement) et des dettes (l'argent que la copropriété doit, par exemple à des fournisseurs). Le bilan permet également de visualiser les montants à allouer aux fonds de réserve et de roulement, vous donnant ainsi une vision claire de la capacité de l'immeuble à faire face aux dépenses courantes et aux grands travaux futurs.
3.3. Le rapport du Commissaire aux Comptes
La loi impose aux copropriétés la désignation d'un commissaire aux comptes. Chaque année, ce dernier contrôle la gestion financière du syndic et publie un rapport à l’occasion de l’assemblée générale. Ce document est une synthèse extrêmement utile qui permet aux copropriétaires de se forger un avis sur la rigueur des comptes et la pertinence de la gestion.
4. Votre droit d'accès aux informations : comment consulter ces documents ?
Le droit à l'information et à la transparence n'est pas une simple courtoisie de la part du syndic, mais une obligation légale fermement établie. La loi encadre précisément les devoirs du syndic pour garantir que chaque copropriétaire puisse exercer son droit de regard sur la gestion de son bien.
4.1. Le cadre légal : l'obligation de transparence du syndic
Le fondement de votre droit d'accès est inscrit dans le Code Civil. L'article 3.89, § 5, 9° dispose que le syndic doit permettre aux copropriétaires de consulter tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.
Cette consultation doit être accordée dans un délai raisonnable après votre demande. Cela inclut les statuts, le ROI, les contrats avec les fournisseurs, les factures, les procès-verbaux des assemblées générales et l'ensemble des documents comptables.
4.2. Les modalités pratiques d'accès
Il est important de clarifier un point souvent source de confusion. Bien que de nombreux syndics modernes proposent une plateforme en ligne, la loi n'oblige pas le syndic à fournir un accès à ces documents via un site Internet. Une modification législative datant du 15 mai 2012 a précisé ce point, confirmant que le droit de consultation s'exerce principalement au siège du syndic ou selon les modalités convenues, mais sans imposer de solution numérique.
Il est recommandé de préciser les modalités d’accès dans le règlement d’ordre intérieur, afin d’assurer une information claire et complète des copropriétaires.
Devenir un copropriétaire informé et acteur avec Logis-Gest
Comprendre les règles qui régissent votre copropriété, suivre les dépenses et participer aux décisions : tout cela fait partie de votre rôle en tant que copropriétaire. Être bien informé, c’est pouvoir poser les bonnes questions en assemblée générale, exercer un contrôle sur la gestion de votre patrimoine et contribuer activement à la bonne santé de l’immeuble.
Concrètement, comment rester impliqué ?
Quelques bons réflexes permettent de suivre efficacement la vie de votre copropriété :
Assister aux Assemblées Générales, moments clés où sont décidés les budgets, travaux ou changements de prestataires ;
Prendre connaissance des documents essentiels : budgets prévisionnels, décomptes, procès-verbaux… autant d’outils pour comprendre comment les fonds sont utilisés ;
Être attentif aux éventuels problèmes de conformité (ascenseurs, installations électriques, citernes, etc.), souvent inscrits à l’ordre du jour en cas de travaux à prévoir ;
Anticiper les évolutions légales, comme les futures normes PEB qui entreront en vigueur en 2031.
Chez Logis-Gest, comment facilitons-nous cet accès à l'information ?
Nous mettons en place plusieurs canaux pour permettre à chaque copropriétaire de rester informé, selon ses préférences :
L’extranet est un espace personnel sécurisé, accessible 24/7. Il regroupe les documents juridiques et administratifs clés (acte de base, règlement de copropriété, ROI, PV d’AG), les contrats en cours avec les fournisseurs, les rapports éventuels d’organismes agréés, ainsi que certains plans techniques lorsqu’ils existent en version numérique.
Les pièces comptables, quant à elles sont transmises avec le décompte de charges (lorsqu’il est envoyé par e-mail) et restent consultables sur simple demande (par e-mail ou au bureau).
Les commissaires aux comptes disposent d’un accès direct à la comptabilité de l’ACP via l’extranet, ce qui leur permet de remplir leur mission de contrôle en toute autonomie, à tout moment de l’année.
Avant chaque Assemblée Générale, plusieurs documents sont annexés à la convocation, selon les points inscrits à l’ordre du jour. Deux éléments sont obligatoirement transmis : le rapport du commissaire aux comptes et le bilan comptable, également repris dans le décompte annuel.
Enfin, en cas de problématiques techniques ou de non-conformité réglementaire (électricité, ascenseur, chaudière, etc.), ces sujets sont systématiquement intégrés à l’ordre du jour d’une AG. Depuis 2024, nous incluons également les questions liées aux futures normes PEB 2031, afin d’aider les copropriétés à anticiper les éventuels travaux ou investissements.
L’expertise Logis-Gest
Vous souhaitez en savoir plus sur notre manière de gérer votre copropriété en toute transparence ? Contactez notre équipe, nous serons ravis d’en discuter avec vous.